情報システム担当者の皆様へ 株式会社ブリヂストン ［ナレッジ共有］ 対談

以前は基本的に紙を中心に業務が廻っていましたから、自分に必要な情報をすぐに探し出すことができませんでした。当部門で発行される文書の数は、年間2,000件以上にも上ります。手作業でこの中から情報を探し出すのは至難の業です。また業務の各プロセスで必ず実施すべき作業があるのですが、これも紙ベースの管理だと抜けがあっても分からない。この点も大きな問題でした。

業務のあり方を今までとは変えてしまう重要なプロジェクトだったと思うのですが、そのパートナーに富士通を選ばれた理由は何だったのでしょう。

これまでの問題を解決するためには、作業手順と関連文書を紐付けで管理できること、そして、作業の進捗を明確にでき、抜けている作業や文書がないかをすぐに確認できるようにする必要がありました。

今回導入したプロセス支援型のナレッジ・マネジメント・システムでは、進捗がビジュアルで把握でき、抜けている作業や文書があったら画面上ですぐに確認できます。また検索エンジンの「Accela BizSearch（アクセラ ビズサーチ）」も非常に強力で、大量の文書を高速に検索することができます。こうした点が決め手になりました。

もう一つは富士通社内でも利用されている製品であるという点です。自社でも使っているのなら、機能強化や導入後のサポートについても安心できます。また富士通には長年にわたって当社のシステムを支えてもらっていますので、任せても大丈夫だろうという信頼感もありました。

構築上ご苦労された点などはありますか。

導入作業は現場の若手主体で行ったのですが、基本的に全員が化学屋、材料屋であり、ITに関しては素人も同然です。富士通に当部門の業務を知ってもらうと同時に、我々自身も勉強しなくてはなりませんでした。この辺が少々大変でしたね。もっとも化工品部門の情報システム部門もしっかりバックアップしてくれましたので、比較的スムーズに作業を進めることができました。

実際のシステムはどのような形で利用されているのですか。

ナレッジ・マネジメント・システムについては、開発テーマごとにテンプレートを利用して作業手順シートを作成し、ここに必要な作業と業務フローをすべて記載しています。また配合アイデアや報告書などのドキュメント、配合データベース上の試験資料などの関係情報もすべて紐付けされていますので、画面上をクリックするだけで元の情報に遡っていくことができます。さらに文書内の情報を特定のキーワードで検索したい場合には、「Accela BizSearch（アクセラ ビズ サーチ）」を用いて全文検索を行います。

膨大な書類の中から時間をかけて探さなくても、必要な情報に確実にたどり着けるようになったわけですね。